档案室工作流程

一、流动人员人事档案管理暂行规定

（一）、流动人员人事档案是指：

1．辞职或被辞退人员的人事档案。

2．与用人单位解除或终止劳动合同或聘用合同人员的人事档案。

3．其他流动人员的人事档案

（二）、流动人员人事档案管理机构

1．流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），市、区级人才服务中心和职介所，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案，严禁个人保管他人人事档案。

2．跨地区流动的流动人员人事档案，由其户籍所在地的人才流动服务机构管理。

（三）、流动人员人事档案的转递

人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函15天内，将流动人员人事档案随档案转移通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。

流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。

二、档案室提供证明的流程

凡本校职工办理房产过户，遗产继承，出国留学等各种公证所需档案室提供证明者：

①本人提出书面申请（说明事由），并附公证处所需要证明的清单

②部门领导签署同意意见（退休者由离退办领导签署同意意见）

③人事处领导签署意见

④人事处档案室按有关文件提供信息并进行登记

⑤档案室盖章后交申请人

三、查询档案去向的流程

凡原职工（或原职工已出国者）需要查询本人档案去向：

①本人书面申请（说明查询档案去向的缘由）

②带好本人身份证件（中国证件），如由他人代办，需带申请人的中国身份证件、委托书、代办人身份证件

③人事处领导签署意见

④档案室协助查询档案去向

四、干部人事档案查（借）阅制度

1．查阅干部人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》方可查阅。凡持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部人事档案，不予提供查阅。

2．查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。干部人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人。档案内容应严格保密。不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得复制、拍摄。

3．外省市欲查阅干部人事档案，应事先联系，征得同意后，按干部人事档案管理权限，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。

4．公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制的材料内容须进行登记，除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

5．查阅干部人事档案，应在阅档室或指定地方查阅。干部人事档案原则上不得外借，确因工作需要将档案借出使用，查阅单位应在审批表上说明理由，并经档案管理部门负责人同意后并严格履行登记手续方可外借。外借档案应在规定期限（15天）内归还，如尚未用毕，应办理续借手续。

6．任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的干部人事档案。

7．查阅档案者，不得查阅单位（部门）主要负责人的人事档案。如必须查阅，应报上级组织同意。